書類作成が苦手でうまくいかない人の簡単な克服法5選！

こんな疑問にお答えします。

会議やプレゼンテーションをする際など、書類を作成する機会は数多くあります。

この記事を読んでいる人も、いままでに一度は書類を作成したことがあることでしょう。

しかし中には、「書類作成は少し苦手だなぁ。いつも満足のいくものが作れない！」という人もいると思います。

そこで今回は、

この２つについて説明していきます！

この記事を読んで、わかりやすい書類作成の方法をマスターしてください。

書類作成が苦手な人が簡単に克服する方法

まず、書類作成が苦手な人が簡単に克服するために、抑えておいてほしい3つのステップをご紹介します。

1.文章の型を覚える

わかりやすい書類を作成するためには、コンパクトに要点をまとめた文章を書くことが欠かせません。

要点がわかりにくく、無駄に長い文章ばかりの書類を作成してしまうと、周りからの評価も下がってしまいますし、読み手の負担にもなってしまいます。

解決策として「PREP法」を用いて文章を書くことをおすすめします。

書類作成が苦手だという人は、まずはとにかくこの型に当てはめて文章を書くよう意識してみてください。

ちなみにこの文章も、上から順にPREP法を意識して書いています。

頭に染み込ませるために、理解できるまで何度も読み返してみてください。

2.書類作成が上手な人の真似をする

文章の型を覚えた後は、書類作成が上手な人の真似をしましょう。

その人が以前作成した書類を見せてもらい、それを参考にして書類作成に臨んでください。

これにより、書類作成が苦手な人でも、一定の水準以上に作れるようになるはずです。

いままで我流で書類作成をしてきた人にとっては抵抗があるかもしれませんが、優れている人の真似をすることは、どんなことを学ぶにしろ効率が良い手法です。

3.第三者から読みにくいと思った点を指摘してもらう

最後に、作成した書類を第三者に見せてフィードバックをもらいましょう。

自分が完璧だと思った書類でも、ほかの人からしたらツッコミどころが満載といったようなことも珍しくありません。。。

ここでもらったフィードバックを、そのときの書類に反映させればより読みやすい書類になるのは間違いないでしょう！

それに加えて、次回書類を作成する際にも、よりわかりやすいものを作れるようになるのです。

せっかく書類を作成するからには、自分の成長のチャンスとできるように、第三者による意見から積極的に学んでいきましょう。

そもそも書類作成が苦手なのはなぜ？解決方法は？

この記事を読んでいる人のほとんどは、書類作成に対して苦手意識を持っていることでしょう。

苦手を克服するためには、この問題を解消する必要があります。

ではこれより、書類作成が苦手な人の特徴とその解決方法をご紹介します。

ひとつずつ確認していきましょう！

1.文章を書くこと自体に苦手意識がある

根本的なことになりますが、文章を書くのが苦手な人は、書類作成に対しても苦手意識がある場合が大半。

その原因はさまざまですが、解決方法としては、とにかく場数を踏むのが一番です。

書類作成が苦手な人ほど、機会を逃さず自分から率先して取り組んでみてください。

2.全体の構成を考える前に作り始めてしまう

書類作成が苦手な人の大きな特徴のひとつとして、全体の構成を考える前に作成に取りかかってしまうことが挙げられます。

何度も書類作成の経験があり場慣れしている人であればまだしも、苦手な人がこのような方法で取りかかっていては、余計に質の悪い書類になってしまうでしょう。

これにより書類作成の途中で論点がずれてしまったり、話が飛躍してしまう自体を防ぐことができます！

3.書類を作り終わった後の確認が不十分

作成した書類を、自分で確認しただけで満足してしまう人も多いでしょう。

しかし、他者からのフィードバックをもとに改善していくことが、良質な書類を作成するための近道です。

この確認を疎かにしてしまうといつまでも成長できず、書類作成に対しての苦手意識も克服できません。

毎回確認してもらうのは大変かもしれませんが、後々のことを考えたら早いうちに改善しておいたほうが良いのは明らかですよね？

「書類作成➔フィードバックをもらう」という流れを、常に忘れないでおきましょう。

だれでも一定のクオリティで書類が作れるシンプルな作成手順

ここからは、書類を作成する手順について具体的に説明していきます。

以下の5ステップで進めていけば、だれでも一定のクオリティで書類作成が可能です。

おわりに：どうしても苦手なら書類作成代行を活用しよう！

書類作成に苦手意識がある人でも、今回ご紹介した手順で作成していけば、わかりやすい資料を作れるようになれると思います。

しかし、中には「いずれはわかりやすい書類を作成できるようになりたいけど、いますぐに質の高い書類が必要！」という人もいますよね。

そんな時は書類作成代行サービスを活用しましょう。

このサービスを利用すれば、書類作成に多くの時間を割けない人でも、高品質の書類を用意できます。

また、書類作成代行サービスを一度利用して書類を作ることにより、将来的に書類作成の機会があった際に参考にできるというメリットもあります。

また、書類作成以外の雑務も全てアウトソースしたい場合は秘書を雇うといいです。

今はオンラインで秘書を安価に雇い入れることも可能になっています。書類作業だけでなくいろんな雑務がある！という人はぜひ合わせて活用してみてください。