記帳代行とは?利用するメリット・デメリットと注意点

本業で忙しいのに帳簿つけてる暇がない!

そもそも家計簿すら続けられないのに帳簿なんてやってられない!

そういう不満を持った経営者や個人事業主は多いのではないでしょうか。

そんな人たちのために、記帳代行サービスというものがあります。

今回は記帳代行とはそもそも何か、筆者自身、記帳代行会社に2年勤務していた経験から、メリットデメリット、オススメの記帳代行サービスについてもタイプ別に解説していきます。

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記帳代行がそもそも自分にとって必要かどうかが見えてくるように解説していくので、考えてみてくださいね。

記帳代行とは?

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そもそも記帳代行ってなんなのでしょう?

こちらを簡単にまずは解説しておきます。

記帳というのは要は帳簿をつけることです。

毎月いくらの収入があって、何月何日にいくらの経費を使ったのかということですね。要するに仕事上の家計簿です。

それを代わりに代行しますよというのが記帳代行サービスになります。

そもそも記帳は全員しないといけない?

小規模事業の経営者や個人事業主で、「自分はまだそんなに稼いでないから帳簿はいらない」と思っている人が多いですが、帳簿は事業を営む人なら全員つけないといけません

レシートや領収書、請求書などから以下の項目を網羅して家計簿をつけていくということです。

記帳に必要な項目
  1. 日付
  2. 支払先
  3. 金額
  4. 勘定項目

例えば6/18にLAWSON〇〇店でボールペンを買いました。料金は324円でした。消耗品費です。のような感じです。

【例】

日付2019/6/18
支払先LAWSON新宿店
金額324円
勘定項目消耗品費

この4つの項目を網羅しつつ、毎日〜毎月帳簿を作成していくわけですね。

だから、面倒くさい訳ですね(笑)

記帳代行の相場はいくら?

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では実際に記帳代行に頼むとしたらいくらかかるのでしょう?

記帳代行サービスは大きく分けて3つに分類できます。

記帳サービスの種類
  1. 会計ソフト
  2. 記帳代行
  3. 記帳・申告代行

1つずつサービス内容とそれに応じた料金の相場が違うため、それぞれ簡単に説明していきます。

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ここに関して詳しくは『記帳代行サービスの料金相場と各種サービス価格比較!』を参照してください!

会計ソフトの料金相場

相場:1,000~4,000円/月くらい

記帳代行サービスとは少し違うのですが、一番リーズナブルな方法として会計ソフトの利用があります。

会計ソフトとは自動計算ツールを利用して経費の仕分けと帳簿をつけてもらうソフトのことです。

例えば会計ソフトfreeeでは受け取ったレシートを自分でソフトに入力をします。

そうすることで、帳簿が自動的に作成され、申告書の型まで作ってくれるようになるんですね。

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最近は技術が進んで、写真を撮るだけで自動的に記帳してくれる機能がfreeeにはありますね。

記帳代行の料金相場

相場:8,000~100,000円/月くらい

次に記帳代行です。

会計ソフトの場合、記帳は自動でしてくれるのですが、データの入力はあくまで自分主体です。

ところが、記帳代行になるとほぼ全て丸投げでOKになります。

領収書やレシート、請求書などをまとめて封筒にほり込み、郵送なりスキャンなりすると記帳代行会社が仕分けと計算を行い、帳簿を作成してくれます。

記帳&申告代行の料金相場

相場:10,000~150,000円/月くらい

こちらも記帳代行と同じなのですが、オプションのような形で申告もお願いすることができます。

基本的には確定申告を代行でお願いすることで

申告代行もお願いするメリット
  • 税務署に行かなくて済む
  • 申告書作らなくて済む
  • 税務知識がなくても文字通り全部丸投げできる
  • 万が一の※税務調査の時に無料で対応してくれる(サービス会社による)

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ここでいう※税務調査とは税務署が行う抜き打ちチェックのことです。ちゃんと正確に申告ができていなかったり脱税(経費の水増しなど)が発覚すると追徴税(過少申告加算税、重加算税、延滞税)が課せられます。要は罰金ですね。数百万円単位で追徴されることがあるので要注意です。

この申告代行は税理士にお願いすることになるのですが、個人の税理士とダイレクトに契約するか、記帳代行会社と契約するかに別れます

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これもそれぞれ簡単に解説しておきますね!

個人税理士に直接申告代行をお願いする場合

メリット
  • 個別具体的なアドバイスをもらえる
  • 知人とかだと破格の値段で請け負ってくれることも。。
デメリット、こんな人にはおすすめしない箇条書き
  • 基本的には料金が割高
  • 記帳はしてくれず、あくまで申告のみ代行するのが基本

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基本的には記帳代行会社を使った方が安く対応範囲も広いのでオススメです!知人でとても安く利用させてもらえそうなら個人税理士もあり!という感じですね!

個人事業主・小規模事業者が記帳代行サービスを利用するメリット・デメリット

では実際に記帳代行サービスを利用する場合、どういったメリット・デメリットがあるのか見ていきましょう。

記帳代行サービスを利用する5つのメリット

記帳代行を利用するメリット
  • 業務の負担を軽減でき、価値の高い仕事に専念できる
  • コスパがいい
  • ストレスが減る
  • 節税につながる
  • 申告対応を含めた場合、税務調査の無料対応ができる

1.価値の高い仕事に専念できる

まず、一番最初に言えるのは、記帳というバックオフィス業務がなくなり、経営者や従業員、個人の負担が減るというのが最大のメリットです。

中小企業の経営者、個人事業主が記帳と確定申告を自分でやる場合、平均してだいたい年間100時間以上はもっていかれてしまいます

前提となる知識がゼロの場合、これはもっと多いですね。

こういった時間をメインとなる仕事、将来の事業のための仕事に割けるというのはとても大きなメリットになります。

2.コスパがいい

よく自分でやった方が節約になる!という人がいますが、税務知識などがない場合、一から勉強しなおすかたちになるので、非常に大きな手間と、また膨大な時間がかかります。

その分他の仕事に取り組み収益を増やした方がコスパがいいです。

3.ストレスが減る

基本的に経理や帳簿の作成が好きな人は少ないです。

実際に個人でやられている人や家族が経理を担当している方も多いですが、基本的には適当に帳簿をつけ適当に計算をする方がほとんどです。

また、多くの人が申告時期ギリギリになって計算だけして帳簿は作らない。という人もいます。

これはかなりのストレスがかかっている状態なので、払拭できるメリットは大きいですね。

4.節税になる

意外と知られていないのは記帳代行は節税にもつながるということです。

経費は必ず見落としがあったり、これは経費にならないと勝手に判断してしまうものがあるのですが、こういったものが積み重なると税金が高くなってしまします

適切な知識を持ったアシスタントに仕分けをしてもらうことで、こういったリスクを減らせるのも大きなメリットの1つですね。

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税務知識がない人は自分でやるより記帳代行を利用した方が相対的に得になるという人も多くいます。また、記帳代行料金も経費として落とせるので一石二鳥ですね。

5.税務調査への無料対応がついてくる

これはサービスによって異なりますが、記帳代行と一緒に申告代行もお願いした場合、税務調査対応がついてくるケースがあります。

税務調査は前述した通り、税務署による抜き打ちチェックです。

この際、専門家である税理士が無料もしくは格安で対応してくれます。そうすることで追徴金(罰金)を免れたり少額の追徴で済むようにしてくれたりします。

いわば保険的な役割も担っているということですね。

記帳代行サービスを利用するデメリット3つ

記帳代行サービスを利用するデメリット
  • 料金がかかる
  • 税理士がいないのに申告代行する違法業者もある
  • 経費があまりないと意味がない

1.料金がかかる

いうまでもなく料金はかかります。

先述した通り経費で落とせるのでお得ではありますが、まだ収益を確保できていないスタートアップや個人事業主にとっては負担になるため、ある程度収益化してからでもいいかもしれません。

2.違法業者も存在する

税理士法により、他人の申告を代行するのは税理士にしかできない決まりになっているのですが、税理士がいないにも関わらず、「申告代行します!」と謳っている業者もあるため注意が必要です。

基本的には規模の大きいところであれば問題ありません。

3.経費がないと意味がない

業種によっては経費がほとんどかからない業種もあります。

例えば月の経費がレシート5枚とかで済んでしまう場合です。

そういう業種の場合は無理に記帳代行会社を利用する必要もないと思います。

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目安というのは特にないですが、計算できずにレシートや領収書を溜めていってしまっている人は総じて処理できていないので、その時点で任せるという判断がいいかと思います。

【タイプ別】おすすめの記帳代行サービス5選

それではここから実際に依頼するタイプ別でオススメのサービスについて紹介しておきます。

リーズナブルかつ信頼性があるサービスを以下3つのニーズで分けています。

任せたい範囲
  1. 記帳は自分でデータ入力して記帳を効率化したい場合
  2. レシート類を全部送りつけて記帳代行してもらう場合
  3. その他経理部門の雑務等全てをまとめて柔軟にお願いしたい場合

1.記帳を自分でする場合

記帳は自分でして効率化だけ測りたい場合に利用するのはクラウド会計ソフトになります。

特にアシスタントがつくわけでなく、ツールを利用させてもらうといったニュアンスです。

全て自分一人でやるより少し負担が軽減します。

クラウド会計ソフトシェアNo.1のFreee

個人事業主の間で安定の人気を誇っている会計ソフトfreeeです。

レシートを写真で送れば自動入力してくれるため手間があまりかかりません。

弥生会計

こちらの会計ソフトはなんと1年間無料で試せるサービスです!

永年無料で使える会計ソフトのやよいの白色申告オンラインが人気ですが、個人的には初年度無料体験版があるやよいの青色申告オンラインがおすすめです。

利用する年商目安

基本的にはまだ小規模な事業主が対象者となります。年商100~500くらいの規模感でかつ経費もそこまで多くない(年間50~100万円ほど)なら会計ソフトで十分かもしれません。

2.記帳を任せる場合

記帳代行サービスを利用して、基本記帳に関しては全て丸投げする場合のオススメサービスをご紹介しておきます。

スマート経理

[スマート経理]は記帳代行サービスの中でも経理部門も任せることができるオールマイティなサービスです。

プランは2つにわかれており、それぞれ業務対応範囲が変わります。

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どちらかというと財務コンサルティング会社という感じですね。

経理部門を社内に設置するか、社外にアウトソースするかというサービスです。

[スマート経理ボタン] [スマート経理記事]

メリービズ 

メリービズ の最大の特徴は、経理専門であることです。

  1. 簿記2級以上
  2. 経理業務3年以上
  3. メリービズ 独自テスト90点以上
  4. PC操作テスト合格

この上で面接で選考をしたアシスタントのみが在籍しています。まさにスペシャリスト集団ですね。

また、チーム性で動いているため、コミュニケーションコストを削減した上で、様々な専門性の高い業務に従事することができます。

メリービズの料金プラン

実は、メリービズ では明確な料金プランが存在しません。

一応ロボットによる自動仕分けのプランは用意されています。

レシート仕分けワンパックベーシック
9,980円/月29,800円/月49,800円/月

ただ、自動仕分けだけでは経理業務が完結するのは難しいため、その後は依頼内容によって見積もりになるという形です。

最低月額は基本10万円〜ということなので、事業規模や業務内容などで担当者と相談してみることをお勧めします。

【関連記事】:『メリービズ』の評判と口コミ!オンラインアシスタントサービスとして利用するメリット・デメリットまとめ

【メリービズ】の公式サイトを見る

TaxHouse

TaxHouseは個人事業主が一律月額8,500円で記帳だけできるサービスです。

領収書やレシートをそのまま封筒に入れてポストに投函するというシンプルなもの。

申告をお願いする場合は30,000円で依頼できます。

3.記帳および経理業務も全て任せる場合

記帳だけでなく、決算やキャッシュフローの管理、入出金の管理等、経理部門のバックオフィスは全部やってほしい!という場合はオールマイティに対応可能なオンライン秘書をオススメします。

HELP YOU

まず一番オススメなのが業務クオリティが高く守備範囲も広いオンラインアシスタントの代表的なサービスであるHELP YOUです。

採用率1%の狭き門をくぐった経験豊富なアシスタントのみに絞られており、ハイクオリティな業務を低価格で提供してくれます。

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ヒアリングも懇切丁寧に行なってくれるから資料の作成方針がずれる心配もありません。
HELP YOUの料金プラン
料金契約期間実質時給
30時間×3ヶ月300,000円3ヶ月3,333円
30時間×6ヶ月540,000円6ヶ月3,000円
30時間×12ヶ月960,000円12ヶ月2,667円

【関連記事】:継続率97%!オンラインアシスタント『HELP YOU』の口コミ・評判まとめ

【HELP YOU】の公式サイトを見る

フジ子さん

次にオススメできるのが業界最安値フジ子さん です。

オンラインアシスタントでは基本的に月額10万円がベースのところ、月額47,000円〜依頼ができます。

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その上で対応内容やヒアリングも[HELPYOU]に負けず劣らずなので、とても優秀なサービスですね。

筆者も使ったことがありますが、とても丁寧な対応でした。

何と言っても無料トライアルがあるので、資料作成を一度試しにお願いしてみてもいいかもしれませんね!

フジ子さんの料金プラン
料金アシスタントの合計実働時間契約期間実質時給
TRIAL無料2時間/月1週間0円
PLAN2047,000円20時間/月1ヶ月2,350円
PLAN3069,000円30時間/月1ヶ月2,300円
PLAN5099,000円50時間/月1ヶ月1,980円

【関連記事】:業界最安値!オンラインアシスタント『フジ子さん』の口コミ・評判まとめ

【フジ子さん】の公式サイトを見る

記帳代行を利用するときの勘違いQ&A

記帳代行を利用するかどうか検討している人に色々と勘違いや抱かなくてもいい不安を持っている人も多いため、いくつか簡単に紹介しておきます。


記帳代行するより自分でやった方が節約になるのでは?

これはほぼ断言できますが、あなたが経理や税務の知識をすでに有している場合でない限り、自分でやることのコストパフォーマンスはかなり低いです。

この理由は2つあって、前提となる知識がないと1.時間が膨大にかかり2.税金も高くなる傾向にあるからです。

時間がかかるのはわかりますよね。わからないことを調べながらやるので時間がかかる上にストレスもかかります。

また、税務知識がないと税金が余計にかかることが多くなります。結果的に自分でやることで時間とストレスと記帳代行料金以上の税金をかけてしまう人が多いのです


自分でやった方が勉強になる?

あながち間違いではないですが、多くの人の場合効率は悪くなります。

よく勘違いをされる方がいるのですが、自分で最初に間違った申告をするのとプロがどういった申告をするのか最初に見ておくのでは、後者の方がお金、時間、手間、ストレスの面でメリットしかありません

よく先輩経営者などで「申告は自分でやれ」という人がいたりしますが、個人的には非効率としか思えません。

自分でやって勉強しなくてもプロに代行してもらい、やり方を覚えてから自分でやった方が圧倒的に楽でお得に知識を吸収できます。


経理部があれば記帳代行もできる?

これもよくある思い込みですが、経理業務といっても記帳代行だけではありません。

他にもキャッシュフローの管理、予算管理、入出金の確認、支払い、資金調達、決算など重要な業務が他にもたくさんあります。

記帳代行や申告などの、単純でつまらなく専門知識が必要な作業は外部委託するのが効率的です。


まとめ

個人事業主など、事業規模が小さいと余計に経理業務を外注することに抵抗がある人も多いかもしれません。

それで自分でやろうと思う人も多いでしょう。

しかし、近年経理部を社内に配置したり、自分で記帳をやるよりも、まるまるアウトソースする事業主や企業は増えてきています。

この費用をもったいないと思うか、浮いた時間と手間を本業に使って有意義なものにするかですが、記帳が得意でないという人はまず間違いなく外注してしまったほうがいいです。

この機会に知り合いの税理士や気になる記帳代行会社に問い合わせてみてはいかがでしょうか。

また、その他いろんな作業を依頼したい場合は秘書を雇うことを検討してみましょう。

詳しくは『社長が秘書を雇う時の注意点・メリット・デメリットについて解説』を参照してください。

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