一人社長が秘書を雇う時の注意点・メリット・デメリットについて解説

多忙を極める一人社長は年々増えています。

終身雇用がおわり、自分で事業を起こす人はいまや働く人の5分の1にまで登りました。

そして個人で事業を立ち上げる人が増えることに伴い、その個人をサポートする『秘書』のニーズも高まってきています。

今回は忙しくて秘書を雇いたい!という経営者、個人事業主が秘書を雇う時の注意点を、実際にオンラインで秘書を雇っている筆者の経験も踏まえてお伝えしていきます。

ちなみに現在オンラインで秘書を雇うオンライン秘書が流行っています!

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秘書を雇ったらどんなことをしてもらえる?

美人秘書

秘書を雇うと実際にはどんなことをしてくれるのでしょう?

もちろんこれは言うまでもなく、人によって違いますが、一般的に秘書が請け負ってくれる業務は以下です。

経理業務
  1. 請求書や見積書、注文書の作成
  2. 決算書の作成
  3. 資金調達用資料の作成
  4. 助成金申請用資料の作成
  5. 事業計画書の作成
  6. 受発注管理
  7. 出荷在庫管理
  8. 売り上げ管理
  9. 経費精算管理、データ入力
  10. クラウドツール導入サポート
オフライン業務
  1. 名刺や書類のスキャン
  2. 領収書や書類のファイリング・整理
  3. 書類の郵送
人事/採用
  1. 採用計画補助
  2. 求人掲載・修正・更新
  3. スカウト送信
  4. 応募者管理・対応
  5. 説明会資料作成
  6. HPコンテンツやブログ作成
  7. 各種リサーチ(エージェント、求人媒体、説明会会場)
  8. クラウドツール導入サポート
総務
  1. レストランや居酒屋の予約
  2. 贈答品リサーチ
  3. メール(英文)対応
  4. 議事録や会議資料の作成
  5. お礼状やお詫び状などの書状作成
  6. 英、中、韓、などの翻訳
  7. トピックのキーワードリサーチ
営業サポート
  1. リスト作成(営業先、提携先、競合)
  2. 企画書や提案書の作成
  3. プレゼン用資料の作成
  4. タスクリマインド
  5. 名刺データ入力
  6. メール対応
  7. 管理ツールへの記入
ECサイト運営
  1. 商品登録・修正
  2. CRM管理・運用
  3. 納期管理
  4. 受発注管理
  5. 出荷在庫管理
  6. 売上管理
メディア運用
  1. ライティング
  2. 記事投稿
  3. 記事ネタリサーチ
  4. コンテンツ作成進行管理

この他にもメール対応、振込決済、請求書や決算書の作成、経費書類の管理や帳簿の作成、電話応対などなど。

また、事業規模が少しずつ大きくなれば広告や採用にも多くの手間とお金が必要になってきますがこういったことも幅広く対応してくれるのが秘書の仕事です。

美人秘書

もはや、秘書に決まった仕事はなく、「何でも屋」と言ってもいいですね!

筆者自身、一人社長なのでわかるのですが、やはり自分のメインの戦略的な業務に時間を割きたくなります。

しかしその分、一人社長なのでその他の業務に追われることにもなるので、その他雑務を請け負ってくれるの秘書が必要というわけです。

個人社長が秘書を雇う際のメリット・デメリット

秘書を雇うかどうか迷っている人はそのメリット・デメリットを理解して考えてみるといいでしょう。

筆者自身、実際に雇ってみて感じているメリットとデメリットについてお話ししておきます。

秘書を雇うメリット3つ

秘書のメリット
  • メインの業務に集中できる
  • 雑務を統括してくれる
  • 身近な理解者ができる

1.メインの業務に集中できる

これは秘書業務の醍醐味と言えますが、本業以外の雑務を任せることで本来取り組むべき業務に集中できます

筆者の場合、サイト運営をメインとしてやっていますが、その他にも

  • SNSの運営
  • サイトのデザイン編集
  • 外注先への振込

などなど、あったりします。

そうした業務は緊急性も高く重要ですが、別に本人じゃなくても代行可能です。

そういったことに気を取られず本業に集中できるのはとてもありがたいですね。

2.雑務を統括してくれる

秘書はオールマイティなサポーターです。

業務をサポートしてくれるだけでなく、その業務内容を全体的に統括してディレクションしてくれたりもします。

例えば外注先に業務を振り分ける際、自分でやると誰に何を依頼して、どういう内容で送ったかが把握できなくなる時があります。

そんな時に、秘書が間に入ってくれてまとめてくれると、本人は秘書に必要事項を伝えれば良くなるのでコミュニケーションコストが減るんですね。

筆者もこのように秘書を活用させていただいているのでとても助かっています。

3.身近な理解者ができる

一緒に仕事をするようになると、社長がどういった仕事を望んでいるかがわかり、秘書が社長の意図を汲み取ってくれるようになります

こうなると仕事がほんと楽になります。

また、個人で事業を立ち上げるとなおさらですが、社長はなかなかに孤独感も感じます。

その良き理解者がいるということは、精神的にもとてもありがたい存在になるということですね。

美人秘書

そう考えると、秘書の役割って単に仕事を任せてもらうだけじゃないですね。

秘書を雇うデメリット3つ

秘書を雇うデメリットについても考えておきましょう。

秘書を雇うデメリット
  • 費用がかかる
  • 適した人材じゃない場合のリスクがある
  • 退職や休職のリスク

1.費用がかかる

いうまでもありませんが人件費はかかってきます。

一般的なアルバイトを雇う給料で秘書を雇うのは少し難しいです。

東京都であれば、秘書の平均時給は1,390円になるとされています。

これに社会保険料などが加わるとけして安くはない人件費がかかってきてしまいます。

2.適した人材じゃない場合のリスク

実際に雇ってみても思うように動いてくれなかったり、意思疎通が取れないリスクというものがあります。

秘書に限らず人材を雇うということには何事にもつきものですが、正当な理由なく解雇もできないため、悩ましい問題になることは多いです。

美人秘書

秘書の場合、特に身近な存在になるため、なかなか仕事を覚えてくれなかったりすると逆にストレスの種になってしまう可能性もなくはないですね。

 

補足

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3.退職や休職のリスク

人材の雇用につきまとうリスクとして、退職や休職という点もあります。

せっかく仕事を覚えてもらい、順調に進んだとしても、結局結婚や出産を機に休職されたり退職になると、いなくなってしまった間は秘書の業務も自分でやらないといけなくなります。

優秀な秘書であればあるほど、そのストレスは考えただけでもゾッとしますね汗

秘書というのは社長にとって重要なポストであるが故に、他の社員よりもそのリスクは高いと言えます。

今はオンライン秘書がおすすめ!

このようなデメリットを払拭するために、最近急速に拡大しているのがオンライン秘書サービスというサービスです。

秘書とは直接会うことなく、遠隔でサポートをしてくれる秘書のことをいいます。

オンライン秘書はチーム制で動くため、人材雇用の際につきまとうリスクを全て払拭してくれます

また、実際に人材を雇用するよりも低コストでかつすでに専門知識を持つアシスタントが在籍しているため、教育コストもかからないということで、多くの企業や個人が導入しています。

詳しくは「オンライン秘書とは?オンラインでアシスタントを活用するメリット・デメリット」に記載しているので、あわせて参考にしてみてください。

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優秀な秘書を雇いたい時に注意すべき3つのポイント

秘書を雇う際に最初に気をつけておいた方がいい3つのポイントをお伝えしておきます。

1.経験豊富な人材を雇え

秘書を雇う際、新卒のフレッシュな人材を雇うか、実務経験豊富な人材を雇うかでアンケートを取った企業のデータがあるのですが、およそ70%は経験豊富な人材を雇うほうを選んでいました。参照:https://secretary4me.jp/info/621324

これには理由があるのですが、すでに実務経験を経ている人材は言わなくてもできることが多いからですね。

秘書はサポート役に徹することが仕事です。そのサポートをしてもらうのにいちいちこちらが教育するのはかなりの手間なんですね。

2.試用期間を設ける

いきなり長期で雇用するとなると、実際に雇用して合わないなどの問題が発生するリスクがあります。

最初は試用期間を1ヶ月など設けて、それで問題なければ雇う。などの契約を結ぶようにしておきましょう。

3.異性を雇え

これは異性と一緒に仕事をした方がパフォーマンスが上がるというデータがあるためです。

男性の社長なら女性を、それも美人秘書を雇うのがベスト(笑)

女性の社長なら若い男性を雇うと仕事がはかどると言われています。(ただ、女性の場合は女性の秘書を雇ってもパフォーマンスにはたいして影響しません。)

これは家庭教師などでも同じデータがありますが、人間は本能的に異性を意識するとパフォーマンスをあげて自分の価値を上げようとするそうです

とても合理的ですね。

けっしてやましい気持ちではなく、仕事のパフォーマンスを上げるためと思って、美男美女の秘書を雇うようにしてみてはいかがでしょうか(笑)

秘書を雇いたいなら、オンライン秘書一択!

秘書を雇うことで本来の業務に集中することができ、パフォーマンスも上がるためとてもいい影響があることは間違いありません。

しかし、それと同時に、ちゃんと人を選ばなくてはリスクも付いてきてしまいますね。

そこで、先ほどもお伝えしたオンライン秘書を利用することをお勧めします。

オンライン秘書は遠隔で仕事を依頼できるため、実際に秘書を雇うよりも安価で教育コストもかからないという魅力があります。

また、人を雇う際の退職や休職などのリスクもなく、人材が変わる際も基本的にはきちんと引き継ぎをしてくれます

ネットが発達したか時代だからこそ、こういったサービスを効果的に使って業務を効率化していきたいですね。

筆者自身、オンライン秘書を利用して久しいですが、非常におすすめできます。

美人秘書

オンライン秘書をどういった基準で選ぶか迷うと言う人は『相性のいいオンライン秘書サービスの選び方!料金・サービス内容を吟味しよう』を参考にしてみてくださいね!

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