毎日の業務のサポートをして効率化してくれる代行サービス20選まとめ

毎日仕事で忙しい！

個人で業務を回すと雑務まで手が回らない！！猫の手も借りたい！

そう思うことは多いのではないでしょうか。

特にスタートアップ企業の社長、個人事業主は人を雇う余裕はまだないけど、仕事量は何人ぶんもある。ということもザラですよね。

今回は、そんな忙しい社長や個人事業主、または多忙な会社員の負担を少しでも減らしてくれる代行サービスについてまとめました。

自分が今どの業務を代わりにやってくれたらありがたいかを考えつつ、参考にしてもらえれば嬉しいです！

業務の負担を軽くしてくれる代行サービス16選

1.書類作成代行

請求書、領収書、申請書、報告書などなど。

日々の業務に必要な書類作成作業。それぞれに決まった形式や注意すべき点があり、なかなか作成に手間がかかってしまうこともしばしば。

そういう時に代わりに書類を作ってくれるサービスが書類作成代行サービスです。

2.資料作成代行

プレゼン資料を作ったけどデザインに凝る時間もスキルもない。

社内資料、報告資料を作成したいが時間がない、文章もうまく伝えられない。

なんてことってよくありますよね。

そういった悩みを解決してくれるのが資料作成代行です。

パワポによるプレゼン資料の作成、報告資料としてのPDF資料作成などが一般的ですね。

資料作成が思うように進まないのは次の２つの原因しかありません。

そのため、これが両方当てはまる人は資料作成代行を活用することをお勧めします。

3.記帳代行

事業主の代表的な雑務として、経費の仕分け、帳簿の作成があります。

H26年の記帳の義務化によって、全事業主が毎日の経費の帳簿（日付、支払先、金額、経費項目などの記録）が義務付けられました。

これがないと経費が否認されてしまったり、毎月の利益の計算ができなくなってしまいます。

そういった事態を避けるために記帳をするわけですが、これがなかなか大変です。

記帳代行サービスを利用する事業主は全国で数十パーセント近くに及んでいます。

4.経理代行

上記の記帳代行を含み、経理全般の作業を代行できるのが経理代行サービスです。

主な内容な次の通りです。

これは料金相場は売り上げ規模によって大きく異なるため、あくまで参考程度に過ぎませんが。

経理業務をいっさい丸投げすると、経理部を設けるよりも圧倒的にコストを削減できる上、教育の手間もなく専門的な知識を有するスタッフに依頼することができます。

サービスによっては経理に無駄がないかのコンサルも受けられるため、お願いするメリットは大きいです。

5.サイト作成代行

事業を営む上で、ホームページの作成はいまや必須業務となっています。

しかし、サイト作成ってどうやればいいの？ましてや売れるHPの作り方、魅力的なデザインなんてわからない！という人は少なくありません。

ホームページの作成には

1. HTML（プログラミングの知識）
2. SEO（検索順位最適化の知識）
3. コピーライティング（売れるキャッチコピーを作るスキル）
4. セールスライティング（売れる文章を書くスキル）
5. デザイン

などのスキルが必要になります。

これらを一から勉強して作るには莫大な時間と手間がかかってしまいます。

HP作成代行はそういった負担を軽減してくれます。

6.営業代行

営業代行サービスとは、営業活動の一部・もしくは全てを代行するサービスのことです。

自社の商品を売り込みたいが、営業メンバーを雇ったり育成したりする費用も時間もない！という場合に役に立ちます。

7.データ入力代行

データ入力代行とは、ある情報を顧客の要望に則ってわかりやすくまとめ、なんらかの媒体に入力してくれるサービスです。タイピング代行とも言えます。

手書きの資料をデータ化していつでも編集できるようにしたり、体系的にデータ化して把握、管理しやすくすることが目的となることが主です。

8.記事作成・執筆代行

自社でWebサイトを作る際、記事の作成をライターにお願いするのが記事作成代行です。

フリーランスに直接依頼するのと業者に依頼するパターンがあります。

ある程度予算をさけるなら、数百万円〜数千万円を全てライターさんにアウトソースして書いてもらうことも可能です。

SEO（検索）流入で集客したい場合は活用する企業は多いですね。

9.メール代行

毎日のメール業務の対応を代行してくれるのがメール代行サービスです。

クレームの見落とし、営業時間外のメール対応が低コストで可能になるため、活用する企業は多いです。

基本的にこちらから「こう言ったメールにはこう返す」のようなマニュアルを用意し、その通りに対応してもらいます。

10.リサーチ代行

主に、海外の商品などを仕入れる際にリサーチを専門業者にお願いしたりすることが多いのがリサーチ代行です。

そのほかにも競合に関するデータをまとめてもらうリサーチ代行もあります。

調べて情報をまとめる。というのは単純な作業に見えて実はとても難しいものです。

11.リスト作成代行

主に営業先の企業、見込み顧客のリストを作成してくれるサービスのことです。

企業の営業活動において、とても大きな価値を発揮する営業リストです。

ただ、昔の古いリストを活用していたり、そもそも対象ではない企業の情報が混ざっていたりすることがよくあります。

そういった問題点を払拭してくれるのもリスト作成代行のいいところです。

12.文字起こし・議事録作成代行

記事作成代行に含まれますが、音声データを書き起こすという作業を代行してくれることを文字起こし代行・議事録作成代行と言います。

動画や音声のデータを文字起こししてもらい、記事にしてもらうというものです。

普通の記事作成よりかは単純な作業になります。

13.翻訳代行

海外のレポートや資料を日本語訳してほしい時、またはその逆パターンの時に使うのが翻訳代行サービスです。

英語ができる人材をわざわざ雇用しなくても、この代行サービスを活用して安価に翻訳業務を依頼することが可能です。

また、英語以外にもいろんなアジア件やその他ヨーロッパなどの言語の翻訳サービスが存在します。

いい提案も相手に伝わらなければ意味がありません。適切に意図を伝えるために、効果的に利用していきたいサービスですね。

14.請求書代行

確定申告、決算に必要になるため、領収書として請求書を求められることは多いのですが、地味に面倒な作業ですね。

それを代行してくれるのが請求書作成代行サービスです。

必要なフォーマットをあらかじめ作成してあるので、あとは「誰々にいついくら払ったか」を伝えれば作成してもらえます。

15.郵送代行

必要書類をデータベースで送り、それを顧客や取引先に送付してもらう郵送代行サービスというものがあります。

請求書代行とセットで行なっている業者が多いです。

16.秘書代行

社長の側近として活躍してくれる秘書、その業務を代行してくれる秘書代行というサービスもあります。

主に以下のような業務を請け負ってくれます。

ここに記載されていない業務、これまで紹介した代行業務も全て内包したサービスが秘書代行サービスです。

1. 手元に万能な秘書がほしい
2. 忙しくてちょっとした業務を任せる人がいてくれたらありがたい
3. スケジュール管理、資産管理などを任せる人が欲しい

そういった要望がある場合は秘書代行を活用するといいでしょう。

代行サービスを活用するメリット・デメリット

代行サービスと一口に言っても本当にいろんなサービスがありますね。

経営者や個人事業主は1人でやらないといけない雑務が本当に多いので、こういった代行サービスを効果的に活用していければ業務が効率化してより売り上げを伸ばしたりすることが可能になるでしょう。

代行サービスを活用する際、人を雇うか代行サービスを活用するかで悩む人は多いようです。

一般的にどのような違いがあるのでしょう。人を雇う場合と比較してメリットとデメリットを解説しておきます。

代行サービスを活用するメリット

コア業務に集中できる

代行業務の醍醐味と言えるのがコア業務に集中できるという点です。

個人で事業を営むにしても、スタートアップや中小企業の経営者にしても、毎日全ての労力をクリエイティブな業務に充てられるわけではありません。

既存の顧客への対応、資産や経理の管理、人事の管理などなど様々なことに気を回さないといけません。

人の仕事には

1. 重要で緊急である仕事
2. 重要だが緊急ではない仕事
3. 緊急だが重要ではない仕事
4. 重要でも緊急でもない仕事

にわかれています。

得てして目の前の業務に追われている人は①に追われ、本当に未来の自分に必要な、事業にとって大切な②の業務がおろそかになります。

代行サービスでは主にこの①の負担をできるだけ軽減し、将来への投資につながる自分しかできない②のコア業務に集中するサポートをしてくれるサービスなんですね。

人材雇用よりもコスト削減になる

代行サービスは人を雇うことと比較されることが多いですが、コスト面では圧倒的にメリットが大きくなっています。

例えば雑務を色々とこなしてくれる秘書を雇うとなった場合、一般的に月の給料を25万とした場合、税金や社会保険料込みで実質のコストは40万円は下回ることはありません。

しかし、40万円の費用があれば、その道のプロの代行業者を3~5人担当させることができます。

コスパの面で圧倒的にメリットが大きいため、特に個人事業主やスタートアップの経営者から代行業者は愛用されています。

休職・退職のリスクがない

人を雇う時に必ずつきものなのが退職や休職のリスクです。

結婚や出産、親の介護などで職場を離れなくてはならなくなる人は多いです。

そうなった時、小さな会社であればなおさらその人員の確保に大きな時間と労力、費用を要します。

代行サービスの場合、そう言ったリスクを完全に排除できるのは大きなポイントです。

専門性の高い人材を低コストで雇える

人を雇うよりも低コストで依頼できるという利点に加え、さらにスキルの高い人材にお願いすることが可能です。

これはオンラインで業務を依頼するならではですが、１つの業務に特化したプロのアシスタントが複数のクライアントを抱えることで、その単価の値下げができるようになっているということなんですね。

専門的なアドバイスを受けられることがある

特定の分野に特化したアシスタントに依頼することが多くなると、その分野でもっと効率のいいフローややり方を教えてくれる場合が往往にしてあります。

これはコンサルサービスがついてなかったとしても、代行している業務の納品結果からも学ぶことができます。

例えばプレゼン資料の作成を依頼した際、その内容を自分で見て「あ、こういうポイントを気をつければ伝わりやすくなるのか」と学べる場面があります。

そういう意味でも専門家である代行サービスを活用するメリットは十分にあるということですね。

相性が悪くてもすぐ変えが効く

人を雇った場合、仮に相性が悪かったとしても、それだけで解雇することができません。

代行サービスの場合はすぐに担当者を変更したり、サービス会社自体を変えることも可能です。

それによって若干コストがかかることもありますが、雇用した人と相性が悪いことよりかは数倍マシですね。

代行サービスを活用するデメリット

代行サービスを活用するデメリットも見てみましょう！

直接的な業務を依頼できない

インターネットの普及により代行業者は劇的に増えました。その大半がオンラインで依頼をするというものです。

しかし、ネットを通じた依頼である以上、直接的な業務を依頼することはできません。

1. 書類のコピー
2. 今すぐ資料の整理
3. お茶を淹れる
4. 直接の面談

などができず、思い立った時の雑務などを任せることができません。

直接的なやりとりもないため、アシスタントとの信頼関係なども築けないのもデメリットと言えます。

長期育成ができない

人を雇った場合、その人に業務の理解をしていってもらい、会社の戦力に育っていってもらうことができます。

代行サービスではそういったものはありません。

長期的な契約の中で業務を理解してもらい、代行作業をスムーズに行うことは可能ですが、そこから先はありません。

事業の発展を考えた時に、やはりそれに専門的に従事する人はあとあと必要にはなってきます。

そういう点を満たせないというのはデメリットと言えますね。

代行サービスを効果的に利用できれば業務の効率化になる！

事業を営む上で、自分がやる必要がある業務というのは本来はごくわずかです。

それがすべてあれもこれもとなると途端に時間がなくなってしまいます。

特に最初のうちは「無駄なコストはかけられない！」と気を張っているため、代行サービスを活用しようという気にはなかなかなりません。

しかし、自分の一番大事な時間よりもお金をケチっていると、事業はうまく回っていきません。

自分がやらなくてもいい雑務に自分の貴重な時間を使わないように、代行サービスをうまく活用し、業務の効率化を図ってください！

どの代行サービスを選べばいいのかわからない！という人は、オンライン秘書サービスを活用することをお勧めします！

いろんな代行サービスを使うより、１つのアシスタントに依頼して業務をまとめた方が圧倒的にコスパもコミュニケーションコストもいいです。

この機会にぜひ活用してみてください！