資料作成が苦手でうまくいかない人の簡単な克服法！

上司や取引先に提案や報告をする際に必須な資料作成。

みなさんも一度は作成した経験があるのではないでしょうか。

しかし、この資料作成。慣れないうちはなかなか大変ですよね。

今回は、資料作成が苦手な方に向けて

を紹介していきます。

そもそも資料作成が苦手なのはなぜ？共通する特徴は？

苦手な分野のことでも、しっかりと原因を探し出し、それについて対処していけば克復することができるはず。

まずは資料作成を苦手に思ってしまう原因について明らかにしていきましょう。

1.文章を書くこと自体に苦手意識がある

環境によっては文章を書く練習をほとんどしてこなかったという方もいますよね。

などの理由で文章に対して苦手意識を持っている方もいるのではないでしょうか。

2.全体の構成を考える前に作り始めてしまう

といった強迫観念にとらわれて、全体の構成を考えずに資料を作成し始める方は多いのではないのでしょうか。

構成をしっかりと考えないまま作成を始めてしまうと、

「次なにを書けばいいんだろう…」

と手が止まってしまいますし、また途中で論理が破綻してしまった場合に何度も書き直すといったことも発生してきます。

3.書類を作り終わった後の確認が不十分

苦しい資料作成を終えたあと、しっかり確認する方は少ないのではないでしょうか。

特に苦手意識がある人は、自分で見直したり、上司からフィードバックをもらったりという肯定を飛ばしてしまいがちですよね。

作ったものの、評価・改善の肯定が無いままでは、次回の資料作成の時も同じ苦労をするハメになってしまいます。

資料作成が苦手な人が簡単に克服する具体的な方法は？

資料の作成にはさまざまな方法、コツがありますが当記事では「誰でも簡単に始められる克復方法」を２つご紹介していきます。

1.文章・資料のフォーマットを利用する

インターネット上で公開されている優秀なフォーマットや、既に社内で実績を得ている上司の資料の型を手に入れて、パターンを覚えてしまいましょう。

あらかじめ完成された文章や資料に必要な内容をあてはめていくだけなので、忙しくて時間が無いという方はこの方法が一番手っ取り早いです。

ある程度の時間が確保できる方は

「なぜこういった構成になっているのか？」

「ここでこの言葉を使う理由は？」

といった部分を自分で分析してみてください。

自分の中の引き出しを増やすことに繋がり、次回の資料に更に深みが出るはずです。

2.構成を先に全て考えてしまう

構成がしっかりできていない場合、このようにすぐに手が止まってしまいます。

「構成を考える時間と」「文章・図を作成する時間」は別々にとるのがおすすめ。

まず構成を集中的に考えてから（この時にできれば上司や先輩の確認を貰う）、文章・図を当てはめていけば、手が止まる瞬間を極力減らすことができますよ。

この時の構成の組み立て方に関しては後ほど詳しく説明しますね！

3.自己流よりも得意な人からアドバイスを貰う、ネットで調べる

資料を作ったあと、フィードバックが無ければなかなか成長することができません。

資料の作成の目的は、他人を動かすためなので、客観視がとても大事。

資料作成が苦手な人は特に、他人からアドバイスをもらうようにしましょう。

また、身近に頼れる人がいない場合は、自分が作成する資料内容と同分野の資料をインターネットで探すなどして参考にしてみてください。

4.具体的な資料作成の手順を把握した上で何度も作成する

基礎を学んだら、とにかくトライ&エラーを繰り返すこと。

最初から一発目で高品質な資料を作れる人はいません。

最短の方法としては、やはり「正しい方法で何度も繰り返す」ことです。

本数を重ねることで、文章や構成がフォーマットとして自分の中に蓄積していきますし、表現の引き出しも次第に増えていきます。

だれでも一定のクオリティで書類が作れるシンプルな作成手順！

資料作成能力の向上方法がわかったところで、続いては作成手順を紹介していきます

1．資料作成の目的を明確にしよう

資料を作成する目的を明確にしておくことで

「どういう情報を集めるべきなのか」

「どういった構成で作成するべきなのか」

を明確にすることができます。

目的とはすなわち、「誰にどうして欲しいのか？」です。

たとえば

などになります。

目的が明確になれば、「そのためにはどうしたらいいのか？」を考えられるので、構成が組みやすくなります。

2.全体の構成を考える

構成を考える際はなるべく紙やタブレットなどの、手書きで行える媒体を使用するようにするのがおすすめ。

（全体を使って情報を並べて付け足していく作業なので、キーボードやマウスはあまり向きません！）

構成を考えるということは「どういう情報」を「どういった順番で提示するか」を考えることです。

まずは順番から考えるのがおすすめ。

空・雨・傘とは？

空・雨・傘とは資料やプレゼンの構成を考える際によく使われるフォーマットです。

といった具合に

問題定義→原因・放っておくとどうなるのか→解決策　を示す際に活躍します。

たとえば除湿器を勧めたい場合には

といった形になります。

3.情報収集をする

構成が砲台だとすれば、情報は弾といったところでしょうか。

砲台（構成）の性能がどれだけ良くても込める弾（情報）がしょぼければ、敵を倒すことはできません。

情報は構成と同じくらい大切な役割を果たします。

情報を探す際は、

を集めるようにすると、その提案を受け入れるメリットが想像しやすくなるのでおすすめです。

また、必要になるかもしれないけれど資料に乗せるほどではない情報も保存しておけば、プレゼンで思わぬ質問飛んできた際などに役立ちます。

4.文章を書き始める

ここでようやく文章を書き始めましょう。

構成、情報が十分でない状態で文章を書き始めると、内容がまとまらない資料になってしまいます。

また、すぐに手が止まってしまうので効率も非常に落ちてしまうものです。

文章を書く際に気を付けるべきことは、難しい言葉よりもわかりやすい言葉を使うこと。

難しい言葉は確かに博識でカッコよく見えますが、目的は「伝えること」です。

5.必要であれば図や表をいれる

数字の割合や変遷などを示す時は、文章よりも図や表の方が圧倒的にインパクトを与えることができます。

また、文章だけの資料はどうしても硬くなってしまいがち。

図や表などの視覚的な休憩ポイントがあると、全体の内容が把握しやすくなります。

文章が連続して続いている箇所には、図や表を入れて視覚的なアクセントを作りましょう。

6.全体を通して誤りが無いかを確認する

資料がある程度完成したら、一度見直してみましょう。

確認事項としては

などです。

自分だけだと気付けない間違いがあったりするので、可能であれば第三者にも確認してもらうようにしましょう。

どうしても苦手なら資料作成代行を活用しよう！

誰しも向き不向きはあるもの。挑戦してみたけどダメだったなんてことはありますよね。

そういった場合は資料作成代行を活用するのがおすすめ。

資料作成代行を使用するメリットとしては

苦手な業務はプロに任せて、自分は他の業務で成果を出したほうが自分のためにも会社のためにもなります。

【関連記事】：資料作成を外注できるサービスはいくつある？外部委託のメリット・デメリット

【関連記事】：【2019年版】資料作成代行サービス比較ランキングTOP10

他にも雑務を依頼する場合はオンライン秘書を活用しよう！

資料作成以外でも自分でやらなくてもいい作業がたくさんあって、それに使う時間を削減したいという方はオンライン秘書を活用するのがおすすめ。

メリットとしては

があります。

苦手な業務に時間をとられて他の業務が疎かになるよりも、資料作成はプロに任せて浮いた時間で他の業務で成果を出した方が会社としてもありがたいはず。

まとめ

資料作成が苦手な人に実践してもらいたい克服法を紹介してきました。

資料は上司へのプレゼンや、顧客への提案の際に非常に重要な役割をはたします。

作成手順とコツを覚えてリサーチ・構成をしっかり行えば、失敗することはありません。

しかし、苦手を克服するために他の仕事が疎かになってしまっては本末転倒。

どうしても苦手という方は資料作成代行を使うのも一つの手ですよ。