あなたが資料作成に時間がかかる３つの理由と簡単な対策法

なんて悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。

資料作りは、目的と作り方のコツを理解していないとどうしても時間がかかってしまうもの。

この記事では、資料作の時間を大幅に早める方法を紹介していきます。

資料作成には平均どのくらいの時間がかかるの？

質のいいデザインの資料を1ページ作るのに大体30分～1時間ほどかかると言われています。

しかし、これは作成者に一定のスキルがあり、構成・情報が揃っている場合。

苦手な方だとさらにこの倍ほどの時間がかかると見ていいでしょう。

資料作成に時間がかかってしまう３つの理由とは？

資料の作成に時間がかかってしまう原因にはどんなものがあるのでしょうか？

まずは主な原因３つとその共通点を解説していきます。

1.構成を先に考えないまま作成を始めている

全体の構成を考える前にパソコンに向かってはいませんか？

構成を考えずに資料の作成を始めるのは、知らない街で地図を持たずに買い物に出かけるようなもの。

着手したはいいものの、

「次は何を書けばいいんだろう・・・」

「この構成のままで大丈夫なのかな・・・」

と迷ってしまい、何度も手が止まってしまうことになります。

構成は記事を作るうえでマップの役割を果たすので、必ず先に考えるべきものなのです！

2.情報が足りていない

資料内容に落とし込むべき内容が曖昧なまま資料を作成していませんか？

相手に現状と解決策を突きつける武器になるのが情報。

正確でインパクトのある情報があると、それが骨子になり資料の作成が捗ります。

情報が足りていないと、資料内容に自信がもてなくなるので

「この内容であってるのかな・・・」

とますます手が止まってしまいます。

また、上司からの指示やクライアントのニーズも曖昧にしてはいけません。

資料を見せる対象の正確なニーズを汲んでおかないと、こちらも自信の喪失に繋がり手が止まります。

3.PCの操作方法を理解していない

PCの操作が苦手だという方もいるのではないでしょうか？

たとえ良質な構成・情報が揃ったとしても、PCの操作がタジタジでは、もちろん時間がかかってしまいます。

パワーポイントやエクセル・ワードの使い方や操作を短縮するショートカットキーなどなど、知っておかないとその都度調べることになるので手が止まってしまいます。

「次はどうしたらいいんだろう・・・」

「この内容であっているのかな・・・」

「どうやって操作すればいいんだろう・・・」

といった「迷い」のせいで手が止まってしまい、時間がかかってしまっているんです。

なので、あらかじめ「迷い」を潰してから資料作成を開始するのがカギとなります。

資料作成を圧倒的に時短する４つの方法！

原因がわかったところで、資料作成の時間を早める具体的な方法を４つ紹介していきます！

1.まず構成から考える

構成を先に考えることで、「次に何をすればいいか」と迷わなくなりますし、書いているうちに論理が破綻するのを防ぐことになります。

構成は全体の中で一番時間がかかる作業ですが、ここに時間をかけることが一番の近道です。

目的を考えよう

目的とはズバリ「誰に、何をしてほしいのか？」です。

たとえば

などなど。

この目的が明確でない資料は、誰に向けて訴えてるのかわからない質の低いものになってしまいます。

目的を明確にしたら、続いて構成を組みましょう。

構成を組む際は、ビジネスでよく使われる「空・雨・傘」の考え方が役に立ちます。

空・雨・傘ってどんな考え方？

空・雨・傘とはビジネスのシーンでしばしば利用される、資料やプレゼンを構成のフォーマットのこと。

といった具合に

問題の定義→原因・放っておくとどうなるか→問題解決策　の一連の流れを確かめることができます。

たとえば、誰かに電子タバコをすすめる場合に空・雨・傘の考え方を使うと

といった流れを示すことができます。

パターンを覚えよう

毎回１から構成を考えて資料を作るのは非常に労力と時間を使います。

一度作成した資料のパターンは保存してストックしておくようにしましょう。

また、上司や先輩が作った実績のある資料や、インターネット上にある優秀なフォーマットを参考にするのもありです。

リサーチを入念にしよう！

情報が足りないと「資料で何を示せばいいのか」が不明確になり、作成時に手が止まってしまいます。

質のいい情報は資料作りを簡単にしてくれるんです。

資料作成において情報は構成と同じくらい大切なもの。

情報をリサーチする際は

を集めるようにすると、問題点・改善するメリットを想像させやすくなるのでおすすめですよ。

構成・情報を揃えるのは時間がかかりますが、これさえ覚えておけば後は無駄に手を止めることなく完成させられるので、ぜひ習得するようにしてください。

3.上司や先輩に頼る

ビジネス書やインターネットで調べるのもいいですが、やはりマンツーマンで教わるスピードには敵いません。

また、その分野で実績を出している方は

「あなたと同じ悩みに衝突したことがあり、何を悩んでいるのかを理解できる」

「悩みを潰すためにどうアプローチをとればいいのかを知っている」

可能性が高いです。

その仕事で通用する思わぬ時短方法や裏技を聞けるかもしれないので、一度聞いてみるのがおすすめです。

PCの操作を覚える

構成・リサーチがどれだけ上手くても、PCの操作がわからなければまた更に手を止めてしまうことになりかねません。

資料作りに利用するエクセル・パワーポイントなどの基本操作方法は時間がある時に確認しておくと時短につなります。

また、資料作りに便利なショートカットキーも覚えておくと便利です。

たとえば

などは資料作成において頻繁に利用するので覚えておいて損は無いです。

【関連記事】：資料作成を外注できるサービスはいくつある？外部委託のメリット・デメリット

【関連記事】：【2019年版】資料作成代行サービス比較ランキングTOP10

どうしても時間がかかってしまう場合はオンライン秘書を活用しよう！

資料作成は向き不向きがありますし、ベテランであっても数時間単位の時間はかかってしまうものです。

資料作成の時間をどうしても削減したいという方はオンライン秘書を活用するのがおすすめ。

メリットとしては

などがあります。

苦手な業務に時間をとられて他の業務が疎かになるよりも、資料作成はプロに任せて浮いた時間で他の業務で成果を出した方が会社としてもありがたいはず。

まとめ

資料作成に時間がかかってしまう人向けに時短方法を紹介してきました。

資料の作成はスピードは、構成とリサーチができているかできていないかで大きな差が出ます。

無駄にしている時間は「ああでもない、こうでもない」と試行錯誤をしている時間がほとんど。

PCの操作方法などを覚えたうえで、基礎となる地盤を固めてから作成に着手するようにすれば、意外とサクッと終わるものです。

どうしても時間がかかるという方はプロにお願いするのもアリです！