書類作成を効率化する方法6選！【半分以下に時短も可能！】

こんな疑問にお答えします。

この記事を読んでいる人の中には「毎日書類作成に時間を追われていて大変……。少しでも効率良く書類を作成して、ほかの業務に時間を割きたい！」と考えている人もいることでしょう。

たしかに書類作成は時間がかかる仕事かもしれませんが、正しい作成方法を習得すれば、普段の半分以下の時間で終えることも可能です。

そこで今回は、書類作成を効率的に行い、作業時間を短縮するための手順やコツをわかりやすくお伝えしていきます。

書類作成をする機会がある社会人のみなさんは、この記事を読んで効率よく書類作成ができるようになってください。

書類作成の基本とは？まずは目的を明確に！

まずは書類作成の手順を説明します。

それぞれ見ていきましょう！

 ①書類作成の目的を明確にする

書類作成をする前に、まずはその書類を作成する目的を明確にしましょう。

最初に目的を明確にしておかないと、 書類作成の途中で伝えたいことがブレてしまう可能性が高いからです。

例えば、「企画書」と「プレゼンテーションのための原稿」では、書類作成の目的が違うため、書くべき内容も変わります。

内容のずれを生まないために、最初の段階で書類作成の目的を明らかにしておきましょう。

②書類作成前に構成を考える

書類作成の目的が定まったからといって、すぐに作成に取りかかってはいけません。

書類全体の流れを明確にしておかなければ、作成のためにかかる時間が増えてしまいます。

そのため、箇条書きでも構わないので「書く順番と内容」をまとめた構成を作成してください。

綺麗にまとめられた構成があるだけで、書類作成の難易度は一段と下がります。

③具体的な情報をリサーチする

書類の種類によってはリサーチが不要なものもあると思いますが、細かいデータを集める必要がある場合には、できるだけ具体的な情報をリサーチしましょう。

事実や具体例、数字が入っていないような抽象的な情報ばかりだと、わかりやすい書類を作成するのは難しいです。

④書類作成後の確認を入念に行う

書類作成が終わったら、簡単に目を通すだけでチェックを終えてしまう人も多いと思います。

しかしそれでは、情報が不正確だったり、話の筋が通っていなかったりした場合に、気づける確率が大きく減ってしまいます。

そこでおすすめしたいのは、作成した書類を印刷した後に、声に出して読む方法です。

パソコンで見る文章と紙に印刷した文章とでは、後者のほうが全体のレイアウトを直感的に把握でき、ミスを発見しやすいのです。

また黙読ではなく音読をすることにより、文章のリズムの違和感や細かな誤字脱字が簡単に発見できるので、この2点は可能な限り行なってください。

書類作成に時間がかかると起こる3つのデメリット

上記の書類作成の基本手順に従わない場合、必要以上に時間を取られてしまうこともありますが、書類作成に時間がかかると以下のようなデメリットが生じてしまいます。

1.社内評価が下がる

書類作成のスピードが遅い人は「仕事が遅い人」と判断されてしまう可能性が高いです。

仮にほかの仕事が速かったとしても、このような弱点がひとつでもあるだけで、全体的な評価が低くなってしまうのです。

そうならないためにも、一刻も早く書類を効率的に作成できるようになりましょう。

2.自己成長の機会を失う

書類作成の効率が悪く時間がかかってしまうと、自己成長の機会を失ってしまいます。

書類を作る時間を短縮できれば、ほかの仕事やスキルアップのための機会に時間を投資できるので、書類作成はできるだけ短時間で終わらせるべきです。

例えば、毎日何かしらの書類を作っていて、その業務に1時間かかっていたとします。

その時間を半分の30分に短縮できれば、1週間で2時間半、1ヶ月で10時間もの時間を捻出できます。

3.仕事全体のスピードが遅れる

書類作成が効率的にできないデメリットは、自分だけではなく会社全体にまで及んでしまうこともあります。

仮にあなたが作る書類がなければ進まない仕事があった場合、書類作成に時間がかかるほど、全体の業務が遅れてしまいます。

「書類作成が遅いことは、自分だけの問題ではない」ということを理解しておいてください。

書類作成を最短30分で終わらせられる効率化時短術！

ここまでで「書類作成の基本と時間をかけて作成することのデメリット」をお伝えしてきました。

ここからは、基本を抑えた上でさらに書類作成の時間を短縮して、最短30分程度で終わらせられるようになる方法を紹介していきます。

ひとつずつ説明していきます。

①タイピング練習をする

タイピングの速さは、すべてのパソコン作業の効率化に直結します。

もちろん書類作成の場合も例外ではなく、1時間で2,000文字の文章を打つ人が、30分で2,000文字を打てるようになれば、単純に計算して半分の時間で終えられるようになるのです。

インターネット上でタイピングを練習できるサイトはたくさんあるので、1日30分でもタイピングの練習をしましょう。

②テンプレートを作成する

毎日同じような書類を作成している場合には、効率化を図るためにテンプレートの導入を検討してください。

書く内容がバラバラだとしても、書類作成の目的が同様であれば、ざっくりとしたテンプレートは作成可能なはずです。

上述した構成を作る際にも、テンプレートがあるだけで作成時間を短縮できるので、すぐにでも導入することをおすすめします。

③ショートカットキーを覚える

普段よく使うようなパソコンの動作は、マウスを使わなくてもキーボード操作だけでこなせてしまうケースが多いからです。

そうはいっても、一度にすべてのショートカットキーを覚えるのは大変だと思うので、1日1つずつでも新しいものを取り入れていくことをおすすめします。

使用頻度が高い操作をショートカットキーで簡単にできるようになれば、書類作成にかかる時間も一気に短縮できます。

④スマホを機内モードにしておく

書類作成を効率的に終わらせるためには、他のことに気を取られずに一気に仕上げる必要があります。

そのため、スマホは機内モードに設定しておき、書類作成に集中して取り組めるようにしてください。

また、パソコン上でメール通知などが来る場合にも、その時間だけは通知を切っておくことで、より素早く書類作成が完了するのでおすすめです。

⑤よく使う言葉は辞書ツールに登録しておく

書類作成をする際に、導入や締めの文章は、あらかじめパソコンの辞書ツールに登録しておきましょう。

例えば、「どうにゅう」と入力しただけで、普段書類作成をする際に使っている文章が出てくるように設定しておけば、それだけでもかなりの時短につながります。

⑥書類作成代行サービスを利用する

書類作成の時間を最も短くするのは「外部委託」してしまうことです。

中には、書類作成を代行することに特化したサービスもあるので、どうしても時間を短縮したい人は利用を検討してみてください。

書類作成の時間を、丸々ほかの業務に充てられれば、会社全体としての生産性が向上する可能性も高いです。

書類作成代行サービスについては、以下の記事で詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。

【関連記事】：【2019年版】書類の作成代行サービスおすすめ5選

秘書を雇って書類作成業務を効率化しよう！

今回は、書類作成の基本と効率化方法をメインにお話しました。

書類作成を短時間で終わらせるためのスキルを身につけておけば、ほかの業務にも活かせることが多いので、ぜひ積極的に挑戦してみてください。

すぐにでも書類作成にかかる時間を短縮したいという場合には、先ほどご紹介した書類作成代行サービスを利用したり、以下の記事で紹介している「オンライン秘書」を雇ったりすることも有効な選択のひとつです。

【関連記事】：一人社長が秘書を雇う時の注意点・メリット・デメリットについて解説