秘書業務ってアウトソーシングできるの？最近話題のオンライン秘書を解説

目の前の業務に手一杯で本業に集中できない

電話対応や請求書発行までも全部自分でやっている

採用コストが高く、人材不足だが採用までに踏み切れない

そういった悩みを持つ経営者は多いです。

筆者自身、一人社長ですが、以前こういった悩みを抱えていました。

そんな時、「色々な雑務を請け負ってくれる秘書がいたらなあ」と思いますよね。

しかし、採用コストはあまりかけられない。

そこで、外部に秘書業務をアウトソーシングできたらどうでしょうか?

採用コストをかけず、秘書がやってくれるような業務をまるごと外部委託するんです。

今回、実際に秘書業務をアウトソーシングしている筆者の経験も踏まえ、秘書の外部委託について解説していきます。

秘書業務をアウトソーシングすることは可能？

結論から言うと、可能です。

今までは秘書というと、社長が正社員と同じように雇用するのがあたりまえでしたが、ネットの発達でほとんどの業務はオンラインでも可能になりました。

それが、近年話題になっているのがオンライン秘書サービスです。

基本は全てオンラインで秘書がやってくれるような業務を外部に委託できるオンライン完結型の秘書サービスです。

オンラインで任せる業務は主に以下の通り。

この他にも各種オンライン秘書サービスによって対応できる業務範囲は幅広く、専門分野も様々です。

オンライン秘書サービスは各専門分野をもつアシスタントがチーム制で取り組むため、専門性の高い様々な分野にも対応できるのが特徴です。

2014年ごろから普及し始め、今では数千社以上のスタートアップ、中小企業や大企業までが使っています。

詳しくは『オンライン秘書とは？オンラインでアシスタントを活用するメリット・デメリット』に書いてありますので合わせて参考にしてください。

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オンライン秘書とは？オンラインでアシスタントを活用するメリット・デメリット

秘書業務はどんなフロー、方法でアウトソースするの？

STEP.1

問い合わせ

どういった業務を依頼したいのか、概要を公式サイトから問い合わせる。

STEP.2

具体的な内容のすり合わせ&見積もり

オンライン面談か直の面談などで具体的な任せたい業務のすり合わせを行います。

それに応じてオンライン秘書サービス側がどのアシスタントチームを編成するかを決定したりします。

詳細を元にその場で見積もりor後日見積もりが送られてくるので、それで申し込むか否かを判断します。

STEP.3

最終打ち合わせ・業務委託フローの決定

申し込みが決定してそのまま始まるサービスもありますが、基本的にはここで再度最終確認を踏まえて業務フローを決定。

月に大体どのような内容の業務をどれくらい振るのかの目安を決定します。

ただ、もちろんイレギュラーな業務発生も考えられるため、その場合の超過料金の有無なども打ち合わせします。

STEP.4

業務委託開始

基本的に最初の1ヶ月〜3ヶ月ほどは業務フローの修正などを行いながら徐々に進めていくのが一般的です。チャットツール（チャットワークなどが多め）で特定の専任アシスタント（複数名のアシスタントを統括している）と連絡を密に取り合います。

そのうち、ある程度フローが確立していけば、業務は丸投げでも勝手に納品されるようになってきます。

STEP.5

決済

決済は口座振込が一般的ですが、クレカや自動引き落としのあるサービスもあります。

だいたいがこの流れに沿って業務を委託するようになります。

アシスタントは複数名を専任アシスタントが束ねる形になっているため、社長がコミュニケーションを取るのは基本的に一人で大丈夫です。

HELP YOUより転載

秘書業務を外注するメリット・デメリット

秘書業務を外部委託することによるメリットとデメリットについても簡単に解説しておきますね！

秘書のアウトソーシングの3つのメリット

秘書を雇用しようとなると、人件費の他に

1. 労災保険料
2. 雇用保険料
3. 社会保険料
4. 交通費
5. 福利厚生費
6. 退職金
7. 採用費
8. 教育研修費

など、様々な費用がかかってきます。一般的には実際に従業員に払う時給の1.5~2倍の費用がかかると言われていますね。

これをまるごとコストカットできるのがオンライン秘書サービスの利点です。

あらかじめ社会経験を積み、専門的なスキルを身につけたアシスタントのみで形成されているため、教育する手間もなく、安価でハイクオリティな納品が可能になっています。

また、人を雇うわけではなく、チーム制で対応してくれるため、退職などで急に業務が滞ることもないのも大きなメリットですね。

秘書のアウトソーシングのメリット

実際に秘書を雇用するのと比べ、唯一のデメリットが対面での業務をお願いできない点です。

コーヒー淹れたり、書類のスキャンなどですね。

また、対面だからこその人間関係が築けるのも確かです。

費用に余裕があり、かつ優秀な人材を雇用できるルートがあるなら直接秘書を雇うのもありかもしれません。

秘書業務の外部委託に費用はどれくらいかかる？

大体の相場は時給でいうと2,500円/時くらいです。

月額だとだいたい5~20万円/月くらいで選べるようになっていますね。

業界一番人気がHELP YOUとCASTER BIZでサービスクオリティと対応が早くて人気です。

安くて人気なのがフジ子さんで月額48,000円〜なのに継続率は90%以上です。

サービスについては『【34社徹底比較】オンライン秘書サービスおすすめランキング』に解説してありますのでご覧ください。

また、価格重視の方は『オンライン秘書の料金比較！安いのはどこ？』で確認してみてください！

オンライン秘書は秘書のクラウドソーシング

先述の通り、オンライン秘書サービスは企業で働いていて出産や結婚を機に退職や休職された方と、アシスタントが欲しい企業とをマッチングするサービスです。

アシスタントは本来家事や育児で仕事ができない状態で、自分のスキルを活かした仕事ができることがとても大きなメリットとなっています。

また利用側としても、出勤を必要とせず、無駄な時間の縛りもないため、本来より安価でかつ優秀な人材を雇えます。

中でもHELP YOUは元一流企業に勤めていた人材を採用率1%という狭き門から抜粋しており、業務クオリティが高いと評判です。

要するにクラウドソーシング、マッチングサービスと考えるとわかりやすいですね。

この機会にオンラインでの優秀な秘書を雇ってみてはいかがでしょうか。