オンライン秘書とは?オンラインでアシスタントを活用するメリット・デメリット

オンライン秘書サービスというものをご存知でしょうか。

最近スタートアップや中小企業を中心にオンライン秘書サービスを導入する企業が増えてきています。

かくいう筆者もオンライン秘書を活用させてもらっており、サイトの画像デザイン、メンテナンス、口座振込などの雑務を中心にお願いしています。

企業や個人でも事業を進めていく際、メインの仕事とは別の雑務は必ずでてきますね。そんな時にそれを人を雇ってお願いするのか、自分でやるのかという選択は誰もが迫られるものですよね。

本日は派遣や正社員を雇用するのと比べ、オンライン秘書を活用する際のメリット・デメリットについて解説していこうと思います。

この記事でわかること
  1. オンライン秘書とはどういうサービスなのか
  2. オンライン秘書と通常の秘書や経理部の人員を雇用するのと具体的な違い

ちなみに現在オンラインで秘書を雇うオンライン秘書が流行っています!

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【関連記事】:業界最安値!オンラインアシスタント『フジ子さん』の口コミ・評判まとめ

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、直接会うことなくオンライン上で担当者が秘書業務を担当してくれるサービスのことを言います。

業務内容は通常の秘書と基本的には変わりありません。

唯一違う点としては、直接会って仕事をしないという点です。

今まで秘書とは、常に社長のオフィスの近くにおり、社長のスケジュールや身の回りの雑務をこなしたり外部と連絡を取ったりしているイメージでした。

しかし、オンライン秘書は直接会うことなく、遠隔で依頼された業務をこなすサービスとなっています。

美人秘書

でも、直接会ったほうが安心してお仕事を任せられると思うんですが、どうなんでしょう?

ではここから、実際に秘書を雇うのと、オンライン秘書を活用するので具体的に何が違ってくるのかをメリット・デメリットを踏まえて説明していきますね。

正規雇用と比べてオンライン秘書を活用する5つのメリット

今回は正規雇用で秘書を雇ったり、経理部門を設けたりする「雇用」と比べ、オンライン秘書を活用するメリットについてお伝えしていきます。

メリットは大まかに7つあります。

オンライン秘書のメリット
  • 人件費を安く抑えられる
  • 教育などの時間的コストがかからない
  • 分野ごとのスペシャリストに依頼ができる
  • グループチームで分担して取り組むため納品スピードが早い
  • 業務フローの作成も不要
  • サービスによっては業務量によって依頼を調整できる
  • 退職や休職のリスクがない
  • 確定申告が単純になる

美人秘書

順々に解説していきますね!

1.人件費を安く抑えられる

秘書や派遣社員を雇うとなると、給料の他に税金や社会保険料も会社が負担することになります。労使折半というやつですね。

その上各種手当なども含めると、通常の時給の1.5~2倍の費用がかかると言われています。

オンラインアシスタントの平均時給がだいたい2,500円くらい(※独自調査)なので、実際に人件費という点においても費用は削減できます。

【関連記事】オンライン秘書の料金比較!安いのはどこ?

2.採用コスト、教育コストがかからない

また、人件費に加えて採用コストや教育コストがかからないのもとても大きなメリットです。

本来、秘書やバックオフィスの人事部、経理部を設けるとなると採用コスト、教育コスト、事務所拡張コストなどなどがかかってくることもしばしばです。

人一人雇うのに50万円〜100万円単位でかかってくることもあります。

また、一から人を雇うので、教育していくための時間や労力のコストも削られてしまいます。

その採用や教育にかかる費用や手間や時間をまるっと削減でき、シンプルに人件費のみに絞れるのはオンラインアシスタントの強みですね。

美人秘書

費用、手間、時間全てにおいてオンラインアシスタントはメリットの塊ですね!

3.分野ごとのスペシャリストに依頼可能

オンラインアシスタントでは、ほぼ全てのサービスでチーム制をしいています。

HELP YOU公式HPから引用

担当する専任のアシスタントは一人ですが、その裏には数十ないし数百人の専門分野を持ったアシスタントが控えています。

そのアシスタントのほとんどが、過去に実務経験を数年以上積んでいるプロばかりなので、必然的に納品のクオリティも上がっていきます。

美人秘書

オンラインアシスタントは基本的に結婚や出産、介護などで退職を余儀なくされた人が多いので、経験豊富な人材をオンラインで雇用するということが可能になっているんですね。

4.納品スピードが早い

また、納品物のクオリティもさることながら、納品スピードが早いという点もオンライン秘書の特徴でもあります。

先ほどお伝えしたように、オンライン秘書はほとんどがチーム制をしいているため、個人が担当するよりも圧倒的にスピーディーに業務を処理できます

美人秘書

それぞれのアシスタントが得意分野に特化して作業するので必然的に処理速度も早くなりますね!

5.業務フローの作成が不要

人材を一から雇用する場合、業務マニュアルや業務フローを一から作成する必要がありますが、オンライン秘書の場合はヒアリングして勝手に作ってくれるのでその分の手間も省けます。

美人秘書

もちろんあらかじめ作ったものがあるならそれを担当者に渡せばOKなのでどのみち手間が省けるのでいいですね。

6.サービスによっては業務依頼量を月ごとに調整できる

これはサービスによるのですが、業務依頼量を月ごとに調整することも可能になります

基本的には雇用の場合、月の給料は決まっているため、その月の業務量にかかわらずコストはかかってきます。

しかし、その繁忙期や閑散期に応じて、依頼する業務量を調整できるのもまたオンライン秘書の魅力です。

メリービズ の資料請求から引用

美人秘書

毎月決まった業務でなく、都度依頼をしたい場合もあるのでそういった意味では柔軟性のあるオンライン秘書は魅力的ですね!

7.退職や休職のリスクがない

人材を雇用するとなると、どうしても退職や休職のリスクが伴います。

せっかく時間と費用をかけて人を雇い、教育して育てても退職されてしまってはまた一からになります。

オンライン秘書サービスの場合、チーム制のため基本的に一人が病欠で休んでもすぐに代わりの人員がマニュアルそのままで引き継いでくれるため、業務に支障が出ることはほぼありません

人材を雇用する立場からするとこれほどありがたいことはないですね。

8.確定申告を単純化できる

あまり意識されないポイントでもありますが、アルバイトの雇用よりもオンライン秘書の利用の方が申告が単純です。

アルバイトや正社員を雇用した場合、給与という形になるため、源泉徴収の対象になります。

つまり、簡単にいうと、彼らの分の税金、社会保険料の計算もこちらが年末調整というもので行わないといけなくなるということです。

具体的な手続きとしてはこんな感じです。

雇い主の手続きとして、初めて人を雇ったら、まず税務署へ「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出します。従業員は必要に応じて「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を雇い主に提出します。
毎月の給与から源泉所得税を計算して預かり、その税額を翌月10日までに納めます。常時10人未満であれば、半年に1回まとめて納める特例もあります。
12月になると、年末調整を行い、従業員の年間の所得税を精算します。
年明け1月には従業員の市区町村へ給与支払報告書を提出します。

引用:スモビバ

またこれ以外にも社会保険料の計算も必要です。

立ち上げまもないスタートアップなどにはこの作業はかなりの負担になってくることが多いんですね。

メリービズ をはじめとした経理に特化したオンライン秘書の場合、業務の外部委託のため、『払った分を経費で落とす』という作業のみで終了です。

正規雇用と比べてオンライン秘書を活用するデメリット

オンライン秘書のメリットばかりをお伝えしてきましたが、もちろんデメリットもあります。

両方の要素を踏まえて、人材雇用かオンライン秘書を利用するかを選ぶことをお勧めします。

通常の秘書や派遣社員と比べ、オンライン秘書サービスを利用するデメリットは以下の通りです。

オンライン秘書のデメリット
  • 直接会って依頼をできない
  • 担当者の顔が見えない場合がある
  • 基本的に担当者を選べない
  • セキュリティに若干不安が出る

美人秘書

こちらも1つ1つ解説していきますね!

1.直接会って依頼できない

オンライン秘書なのでほぼ全ての業務をオンライン上でやりとりします。

なのでアシスタントと直接会って仕事を依頼することができません。

直で会って信頼できる人に仕事を任せたい!と思っている人にとっては大きなデメリットと言えると思います。

2.担当者の顔が見えない場合がある

サービスによっては担当者の顔が見えない場合があります。

基本的には事前に面談などはするので全く面識がないということはないのですが、チーム全員と顔を見合わせることはまずないので、そこで少し安心感を得られないという人はいるかもしれません。

美人秘書

とはいっても、ほとんどのサービスでは事前にオンラインで三者面談(依頼者と専任の担当者とカスタマーセンター)などをする場合が多いため、基本的にやりとりをする人の顔は見えている状態ではあります。

3.基本的に担当者を選べない

ほとんどのサービスで、担当者をこちらが選んだりすることはできません。

また、業務上の明確な理由がない限り、実際についた担当者の変更もできない場合がほとんどなので、個人的にウマが合わない場合、カスタマーサポートに変更の連絡をし、変わらなかった場合は解約という形になります。

美人秘書

基本的にはちゃんとした理由があれば担当者変更は可能な場合が多いのでそこまで気にする必要はないかもしれません。

神経質な人は注意した方がいいかもしれませんね。

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4.セキュリティに若干不安が出る

直接あっているわけではないという点から、若干セキュリティ面で不安を覚える人も多いようです。

ただ、ここに関しては各種サービスで秘密保持契約を結んだり、二段階認証などでセキュリティ面に気を配っているサービスもあるため、基本的には大丈夫かなと思います。

バックオフィスを任せるならオンライン秘書は相対的にメリットが大きい

経理、人事・採用、ECサイトやメディアの運営、営業サポート、デザイン・イラスト、口座振込やレストラン予約などの雑務、名刺や書類スキャンなどのオフライン業務に至るまで、あらゆる業務にコストを抑えて対応してくれるのがオンライン秘書サービスです。

このサービスは、結婚や出産を機に退社することになった優秀な人材と企業のニーズとのマッチングサービスとも言えますね。

業務のアウトソースとしてはメリットがとても大きいサービスなので、機会があればぜひ使ってみてください。

それぞれいろんな特徴を持ったサービスがあるので、確認してみてくださいね!

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