【2019年版！】おすすめのメール代行サービス6選と利用するメリットデメリット

「受信メールの量が多く処理に追われている」

「営業時間外や休日のメールにも返信したいが、コストがかかってしまう」

「メールのやり取り（文面や言葉遣い）に自信がない」

「文章でのクレーム対応、言葉遣いが不安」

「クレームメールの見落としがないか不安」

などなど、事業を営んでいると必ず出て来るメール対応。

そういった問題を解決してくれるメール代行サービスについて解説していきます！

【2019年版！】おすすめのメール代行サービス6選！

テルシンク24

業界随一の返信速度を誇るのがテルシンク24です。

主に電話代行をしているサービスですが、これとセットでFAX代行やメール代行も対応しています。

メール代行単体の場合は月額基本料金1万円。そこにメール単価がプラスされます。

基本的にメールを受信してから10分以内の返信を365日いつでも対応できるという特徴を持っています。問い合わせ時期が殺到したりした場合は10分以内は対応難しいそうですが、そうでない場合は基本オペレーターが24時間体制で対応してくれるそうです。

また、送受信の内容は全て契約者を介して行われるため、どのようなやり取りがあるかも確認できます。

メール単価は見積もりの内容によって決まるため、まずは問い合わせてみましょう！

アフターコールナビ

サービス内容としてはテルシンク24と同じで、24時間365日対応可能です。

価格帯もだいたい同じですね！初月無料なのでぜひ見積もり取ってみましょう！

Call Center電話代行システム24

問い合わせなどに回答するメールの雛形・返信マニュアルについては、無制限で作成可能で、何度でも編集できます。

またメールのやり取りやマニュアル更新情報などもWeb管理システムで共有されています。

こちらもメールにて問い合わせ可能なので見積もり取ってみましょう！

メールの見張り番

こちらのメールの見張り番もメール代行サービスの１つです。

月額基本料金が5,000円と他のサービスより安い代わりに、365日24時間対応ができない、メール対応単価が高い。などがあります。

インフォダイレクト

インフォダイレクトも電話代行の会社でメール対応も行ってくれます。

対応時間は最大で9時〜21時。正月３が日を除いた毎日。となっています。

ただ、決まった料金プランがなく、見積もりを出すにはメールによる問い合わせのみでしか対応できません。

電話代行サービス株式会社

新規での受付終了！！

メール代行サービスとは？

転載：http://agosta.co.jp/mail-mihariban/index.html#menu02

メール代行サービスとは、顧客や取引先からのお問い合わせ、質問やクレームなどのメールに対する対応を代行してくれるサービスのことを言います。

基本的にはある程度決まった内容の問い合わせが来る場合、その質問に応じてマニュアルに沿って対応してもらうという流れです。

普段忙しくてなかなかメールの返信にまで手が回らない。

営業時間外のメール返信ができず機会損失になっている。

などの課題を安価な値段で一気に解決してくれるため、重宝する企業は多いです。

基本的には以下のように顧客との間に入ってメール対応をしてくれるイメージですね！

転載：https://denwadaikou.jp/service/mail.html

24時間対応で対応してくれるため、顧客の信頼獲得にもつながります。

『メール配信代行サービス』というものもある

メール代行サービスに含めれますが、メール配信代行サービスというものも存在します。

メール配信というのは、メルマガなどの配信サービスを利用して継続的にメールを一斉送信するサービスです。

通常のメール代行は問い合わせに対する対応であるのに対し、メール配信代行は積極的な集客行動、営業活動であるということですね。

そのため、メール配信代行には営業メールに必要なスキルも求められます。

開封されやすいタイトル付け、商品に関する問い合わせ、購入などのアクションを起こさせる文面の作成、などです。

マーケティングの分野になるため、コンサルの要素も入ってきて、お値段もお高めです。

メール代行サービスの料金相場

メール代行のサービス料金は以下の3つが基本的な基準となります。

それぞれ相場はだいたい1万円前後と行った感じです。

メールに関しては200~300円くらいが相場ですね。

メール代行サービスを利用するメリット・デメリット

メール代行をお願いすると具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。

考えてみましょう！

メール代行を活用するメリット

コア業務に集中できる

いうまでもありませんが、メール代行をお願いできればコア業務に集中できます。

メールの返信も地味に大変な作業です。

毎日朝と夜にメールチェックをして、返信作業を行えばそれだけで1日1時間くらい費やされてしまうこともしばしば。

年間200~300時間をメールの返信に使ってしまうことになります。

もちろん重要な業務ですが、自分じゃなくても返信できる内容であれば、代行サービスを活用してコア業務に専念する方が事業としても良いでしょう。

基本的に即返信なので信頼性につながる

基本どのメール代行サービスもメールに対して即返信対応をしてくれるので信頼性につながります。

ネットショップ運営おける統計調査では、「ネットショップに問い合わせをして返信が早い」と感じるのは、「1時間以内」が4割を占め、「5～6時間以内」だと合計8割を占める結果が出ています。

引用：https://denwadaikou.jp/service/mail.html

サービスを検討するとき、メール問い合わせを同時に複数社にすることがあります。

その中でメールの返信が早いと、「お！ここは信頼できる」と思ってもらえる可能性が高まりますね。

また、クレームや質問などの即対応が求められるのにも即対応してくれるため、とても助かります。

メールの見落としがなくなる

メールが1日数百通来る場合、毎日それを見落とさずにチェックするのは難しくなります。

その中にクレームメールが届いていたら、ゾッとしますね。

メール代行ではそういったメールのチェック漏れもないように対応してくれるので、変に気を回さなくてもよくなります。

言葉遣いや相手への配慮などもプロが徹底してくれる

メールの返し方、言葉遣い、文章での相手への配慮など、プロのオペレーターが対応してくれるため安心できます。

文章やビジネス用語に不安のある方にとってはありがたいポイントですね。

人件費などのコストが削減できる

いくつかの企業が実験した結果で、メール対応を深夜に行った方が契約率が高いという統計があるそうです。

実際、消費者目線で考えても、仕事が終わって帰宅し、そのあと携帯でゆっくり調べ物をしたりするのは夜になることが多いですね。

そういったとき、メール問い合わせですぐ返信が来たら「ここは信頼できる」という印象を持ってもらいやすくなります。

夜のメール返信はそういった面でもとても重要性が高いんですね。

ただ、それに対応すべく人員を導入すると、コストが1ヶ月で数十万円かかったというケースがいくつもあります。

メール代行であれば、基本は【月額1万円+100~300円×メールの処理本数】の料金で済むため、大幅なコストカットにつながります。

休日や営業時間外の返信対応で機会損失を防止

また、Webサイトなどを夜や深夜にゆっくり閲覧する人は多いです。

これは筆者自身Webサイトを運営しているデータですが、時間で割ると21~23時くらいがもっとも訪問者数が多いのがわかります。

【平日】

【土曜日】

もちろんジャンルにもよりますが、複数のジャンルでだいたい同じ統計です。

なので、必然的にメールによる問い合わせも夜の方が多くなります。

それに対して、翌日に対応するのか、瞬時に対応できるかで機会損失を減らすことができるというのがメール代行のメリットですね。

利用期間が長ければ長いほど業務もスムーズになる

メール代行サービスにはマニュアルなどを用意して基本的にはそれに沿って対応してもらうようにお願いします。

イレギュラー対応には基本的に代行会社から連絡が来て、お願いされますが、その都度「こういう場合はこのように返信してください」と伝えておくと対応してくれるサービス会社もあります。

利用期間が長くなればこちらの対応のスタンスもより深く理解してもらえるので、その分どんどんこちら側の負担が減っていくというのも大きなメリットといえるでしょう。

メール代行を活用するデメリット

逆にデメリットはどういったものがあるのでしょう。

どのメールにどう対応するかのマニュアルを作らないと行けない

最初にエクセルでもワードでもいいので、「こういったメールにはこう返す」などのマニュアルを作成しましょう。

業務内容についての質問に関しては「ご連絡いただきありがとうございます。弊社では・・・」のようなテンプレートです。

それを元にその時に応じてメールを作ってくれます。

特に決まったフォーマットとかはないので自分で自由に作ってから依頼をかけるようにしましょう。じゃないと見積もりも正確な金額を出してもらえません。

専門知識が必要なメールやイレギュラー対応は自分で回答しなくてはならない

想定しうる質問やクレームの時はこちらでマニュアルが用意できますが、想定外の質問やクレームに関しては対応がこちらに回って来ます。

だいたいメール代行業者から「こちらのメールの対応いかがされますか？」と行った具合です。

そういうメールが大半を占める場合はお願いする必要性が半減してしまうので注意が必要です。

メール代行サービスを活用する際の注意点

メール対応も、ただ返信対応をしてもらえればいいと言うわけではありません。

依頼する前にサービス内容をいくつかチェックしておきましょう！

「先ほどのメールの件で・・・」と顧客から電話がかかってくることもあるため、そのメール対応の内容などがすぐに確認できるかどうかはとても重要なポイントとなります。

そう行った点が不安な場合、電話対応もセットで対応してくれるサービスもあるので、あわせて導入を検討してみるのもいいかもしれません。

ただ単に面倒なメールの返信を代行してくれるサービスと考えずに、こうしたポイントにも注意してサービスを選ぶようにしましょう！