資料の作成ができない理由5つと簡単にできる解決法

なんて方も多いのではないでしょうか。

机に向かって資料の作成をするのはなかなか気が進まないですよね。

この記事では資料作成ができない方のために

「まず何したらいいのかわからない…」

「どうやれば簡単にできるの？」

といった疑問に答えていきます。

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資料作成ができない原因は？苦手な人の共通点

資料作成ができない原因にはどのようなものがあるのでしょうか？

まずは、資料作成に苦手意識を持ってしまう原因と共通点を解説していきます。

1．意義・面白さを感じられない

「なんでこんな業務をさせられているんだ…」

「全然楽しくない…」

といった心持で資料作成に取り組んでいる方も多いのではないでしょうか？

資料作成は地味な作業であるが故に、達成感ややりがいを感じられにくい業務といえます。

どんな業務も、目的や楽しさを実感しながらでないとめんどうに感じてしまいますし、パフォーマンスも落ちてしまうもの。

資料作成ができない方は「目的」を意識していない場合が多いです

2．文章が上手く書けない

資料作成において、文章に慣れていない方は特に手が止まってしまいます。

などなど、文章に関する悩みは尽きませんよね。

次は何を書けばいいんだろう…？

どこかで論理が破綻してないかな…？

といった小さな迷いが自身を喪失させ、資料作成に苦手意識に繋がります。

3．構成がまとまらない

といった形で書き始めたのは良いものの、構成が全然思いつかずに手が止まってしまうのはよくある事ですよね。

構成がまとまらないまま書き進めてしまうと、言いたいことがどんどん散らかってしまいます。

ずいぶんと作成した後で論理が食い違っていることに気づき、やり直しなんてことも起こりえます。

そうこうしているうちに何をかけばわからなくなり、苦手意識につながるなんてことも。

4．情報が足りていない

資料作成が苦手な人は、情報が足りていないまま資料を作り出してしまいがち。

情報は読み手に「現状」「改善の大切さ」を突きつける非常に大切な役割を果たします。

正確でわかりやすく、インパクトのある情報があれば、それをもとに構成＋文章を作成できてとても楽です。

逆に情報が足りていない場合は

「何についてかけばいいんだろう」

と迷ってしまい、ここでも手を止めることに。

また、上司や客先からの指示内容も曖昧なままでは「迷い」に繋がるので、しっかりと明確にしておく必要があります。

5.見直しをしない

資料を作り終えた後にわざわざ見直しをするのは非常にめんどくさいですよね。

しかし、作成した資料を見直したり、上司からフィードバックを貰ったりする肯定は非常に重要。

自分なりの分析やフィードバックは、次に資料を作成するための良質な材料に繋がります。

このように、資料作りに置いては

「どうしたらいいんだろう？」

「次は何をやればいいんだろう」

といった「迷い」が自信の喪失や、苦手意識を招いていることが多いです。

なので、迷わないようにあらかじめ「筋道」をしっかり示しておけば、簡単に終わらせることができそうですよね。

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資料作成がうまくいかない時の解決方法は？

ここからは資料を作るのが苦手な方向けに、どうすればできるだけ「迷い」を生むことなく資料作りができるのかを解説していきます。

1．資料を作成することで得られるリターンを考える

あなたが資料を作成する目的はどういったものがあるのでしょうか？

また、その目的が達成されるとあなたにはどういう見返りがあるのでしょうか？

これらを明確にしておくと、資料作りのモチベーションが保ちやすいです。

例をあげると

などです。

自分がやっている行動が何に繋がるのかを意識することで「楽しみ」「やりがい」を見出すことができます。

また、これらの目的は構成を作る時や情報を集める時にも大いに役立ちます。

2．文章の型を覚えてしまう

文章力は、読書量や論理的思考の集大成なので、１から身に着けようとすればそれなりの時間と労力がかかります。

文章が苦手な方は、よく使う言い回しや語尾をメモ帳などに保存しておくのがおすすめです。

そういった自分の中のストックを増やしていき、何度も使っていくことで自然と身に着けることができます。

3．構成の型を覚えてしまう

伝わりやすい資料というのはある程度構成が決まっているので、そちらも覚えてしまうのがおすすめ。

インターネット上にある優秀なフォーマットや、すでに実績を出している上司の資料の構成を真似てみれば、ある程度の成果は見込めます。

その際に余裕がある方は、

「なぜこういった構成になっているのか？」

「なぜこういう言い回しをしているのか」

という事に意識してみると、次回自分で資料を作る際に役立ちます。

という方向けに、ここでは資料作成が苦手な方でもわかりやすい空・雨・傘というフォーマットを紹介しておきます。

空・雨・傘ってなに？

空・雨・傘はビジネスのシーンでしばしば利用される、資料の構成のフォーマットのこと。

といったように、

問題定義→原因・放っておくとどうなるのか→解決方法　の流れを簡単に組むことができます。

たとえば、電子タバコを推したい場合は

といった形で大まかな構成を組むことができます。

先人の知恵を最大限に利用して、資料作成を楽に済ませてしまいましょう！

4．必要な情報を明確にする

必要な情報を明確にすることで、「何を調べればいいんだろう？」といった迷いを潰すことができます。

構成を完成させたら次に

「この構成にどういったデータを肉付けすれば説得力が増すのか？」

を考えていきましょう。

行動を起こすことで

「現状の問題点」を「どう改善することができるのか」

を明確に提示できれば良いわけです。

タバコの代替品である電子タバコを売りたい場合は

「タバコの危険性」と「電子タバコの安全性」

が示せれば、購買意欲が増すはずです。

また、野菜ジュースを売りたい場合は

「日本人には平均的に野菜による栄養が足りていないこと」

「野菜ジュースで補える栄養素」

を示せばよいです。

5.見直しをする

次に同じ苦労をしなくても済むように、見直しをするようにしましょう。

具体的には、上司にフィードバックを貰ったり、自分なりに良くできた箇所をストックしておくなどです。

フィードバックと自分のストックが豊富にあれば、次回はその流れにそって内容を変えていくだけで良いわけです。

１から作成する必要がなくなるので、資料作成が格段に楽になるはずです。

資料作成がどうしてもめんどくさい時は？

文章を書いたり、構成を練るという作業はどうしても向き不向きがあります。

資料作成がどうしてもできないという場合は、外注してプロに任せてしまうというのもアリです。

資料作成を代行するメリットとしては、

などがあります。

辛い業務で心に負担をかけ続けてしまっては、仕事自体を嫌いになってしまいかねません。

また会社としても、苦手な業務で時間を消費されるより、コア業務で成果を上げてもらった方が助かるはず。

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まとめ

資料作りができない理由と解決法を紹介してきました。

少しでも「できない…」「わからない…」を感じてしまうと苦手意識に繋がり、手が止まってしまいます。

「どうやるのか」「何を調べるべきなのか」

をあらかじめわかった状態にしておくことが、資料作りの面倒臭さを解消するコツです。

この通りにやれば苦手なかたでも苦手意識を持つことなく、ある程度のクオリティをだせるはずです。